Servicios Notariales en Cuba: Calidad y agilidad (+ Video)

Por: Oscar Figueredo Reinaldo y Lisandra Romeo Matos

Emisión: 19/11/2019

Fotos: Roberto Garaicoa

El proceso de perfeccionamiento del Ministerio de Justicia (MINJUS) de Cuba y la puesta en práctica de un programa para elevar la calidad de los servicios notariales en el país, fueron aspectos abordados este martes en la primera de dos emisiones del programa radiotelevisivo Mesa Redonda dedicadas al tema.

Pilar Alicia Varona Estrada, viceministra del sector, comenzó refiriéndose a la misión del MINJUS, encargado de asistir en materia legal al Estado y al Gobierno, así como proponer todas las materias jurídicas que le competen.

De reciente aprobación fueron las funciones, estructuras y composición del organismo, entre las cuales se establecen, entre otras, la de ejercer la dirección técnica, normativa, metodológica y de control al ejercicio de la función notarial.

En tal sentido, especificó que la actividad notarial forma parte de un programa priorizado del sistema del MINJUS, cuyo objetivo es el mejoramiento sustancial de las satisfacción de las demandas de la población, con calidad, profesionalidad, ética y eficiencia.

“Significa esto una reducción de procesos, erradicar la exigencia de documentos que se han venido solicitando de manera innecesaria; brindar un asesoramiento con acierto, potenciar el principio de control de la legalidad, así como el de calificación que rige la actividad notarial, y la superación constante del personal”, detalló.

Centran igualmente la atención de este organismo, de acuerdo con la Viceministra, “reforzar el comportamiento ético y las conductas incorruptibles, así como la profesionalidad y la sensibilidad que deben primar en la actuación, además de brindar un servicio de calidad”.

Varona Estrada detalló que el programa de reestructuración del organismo cuenta con 10 objetivos específicos y 52 acciones, algunas de estas son:

• Consolidar la función estatal del MINJUS y las direcciones provinciales y municipales de Justicia en el tema de la actividada técnica, metodológica y de control.
• Reforzar la ética en el desempeño de la función notarial.
• Elevar la exigencia de la disciplina de los trabajadores.
• Garantizar el aseguramiento material, la asignación de recursos informáticos necesarios y los recursos constructivos de los locales.
• Crear un ambiente de trabajo adecuado, con la cultura del detalle y el buen gusto presentes.

“Esto se logra con las prioridades y alianzas con los gobiernos provinciales y municipales”, abundó, a la vez que recalcó la importancia de la atención a las quejas de la población, y el análisis de las causas y condiciones que las generan.

Entre los sitios donde el pueblo puede verter sus inquietudes y sugerencias, la funcionaria citó el sitio web del Ministerio de Justicia y las páginas institucionales en las redes sociales Facebook y Twitter. 

Añadió que también poseen una aplicación móvil, mediante la cual se puede conocer toda la información relativa a la actividad notarial, y que se erige como otra vía para atender a las quejas de los clientes. “Asimismo existe un sistema de Atención a la Población en todo el país a través de oficinas en las direcciones de Justicia a nivel municipal, provincial y el órgano central”, apuntó.

“Necesitamos una retroalimentación constante con el pueblo, principal medidor de nuestra actuación”, aseveró.

En lo referente a la gestión de los archivos y la información estadística, Varona Estrada confirmó que se tiene una “alta responsabilidad, no sólo de la custodia y cuidado, sino de conservación de los archivos, porque a ellos acude constantemente la población para la solicitud de copias, testimonios, y tenemos que brindar ese servicio con la prontitud y calidad requeridas”.

En cuanto a la informatización de los servicios, aspectos clave para el desarrollo del sector, la vicetitular del MINJUS amplió que además de la actividad notarial, están abocados a la automatización de la actividad de los registros públicos y, dentro de ella, la de los registros de la propiedad y los registros civiles.

“Esto va facilitar un servicio con inmediatez y calidad, y eliminar todo margen de error posible en el sistema; con ello, sin dudas, estamos dando un paso importante en la consolidación y perfeccionamiento de la actividad notarial en el país”, manifestó la autoridad.

Aciertos y retos de la actividad notarial

Al comparecer en el programa, Olga Lidia Pérez Díaz, directora nacional de Notarías del MINJUS, explicó el funcionamiento del sistema notarial, una actividad que en Cuba data de 1873.

“Es una función estatal pública, especializada, exclusiva del sistema del MINJUS, y no se ejerce de manera privada, a diferencia de otros países con el mismo sistema jurídico que Cuba” puntualizó.

El notario en la nación antillana -reconoció- es un profesional del Derecho, debe ser licenciado de esa carrera y reunir la condición de funcionario público en quien el Estado delega la facultad de dar fe, imprimir certeza y seguridad a los actos que va a autorizar.

Aclaró que esa figura “debe tener una probidad moral y condiciones éticas intachables, además de gozar de buen concepto público, en tanto las funciones en las que interviene están establecidas en el artículo 10 de la Ley 50 de las Notarías Estatales”.

“Es una autoridad pública y, como tal, da fe de aquellos actos en los que la ley exige la intervención notarial, y otros en que no los demanda, pero que las personas requieran”.

Explicó que todo ello se desarrolla en la esfera extrajudicial, lo que significa que está fuera de un proceso: No hay conflictos o litigios, las personas que demanden el servicio del notario están de común acuerdo en el acto a realizar.

“Por eso se dice que la función notarial tienen una misión preventiva, porque evita conflictos y descongestiona la actividad de los tribunales”, afirmó.

Otro aspecto subrayado por Pérez Díaz fue la imparcialidad del notario, quien “se distingue del abogado porque no representa a ninguna de las partes, sino que las asesora de manera imparcial, aunque siempre hace hincapié cuando se trata de una persona con determinadas limitaciones.

La plantilla aprobada en Cuba es 650 notarios, la cual está cubierta a un 86,3%. Asimismo, existen otros 104 profesionales que apoyan la actividad, entre ellos jefes de departamento, especialistas y profesores de las facultades de Derecho habilitados en el ejercicio.

De acuerdo con la Directora Nacional de Notarías, en los últimos años se ha mostrado un crecimiento del gremio gracias gracias a la implementación de los Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución, que han amparado la incorporación de recién graduados de la carrera de Derecho. “Ha sido un aporte fundamental contar con la juventud y eso se refleja en la edad promedio de 38 años de edad”.

“Cada año, se emiten un promedio de 640 mil documentos notariales, se evacúan más de 90 mil consultas, en tanto se atienden más de un millón 500 mil personas naturales y jurídicas”.

En cuanto a la infraestructura, la directiva añadió que Cuba cuenta con 254 unidades notariales, cifra que rebasa el número de municipios en el país bajo la premisa de acercar los servicios a la población. “Incluso, se ha llegado a los asentamientos montañosos de difícil acceso y al Plan Turquino”.

Otro de los principios que obedecen a la creación de unidades son las características de cada territorio, su desarrollo, densidad poblacional y la demanda del servicio. “Es por eso que hay municipios donde existen varias unidades notariales”.

Pérez Díaz destacó que también a raíz de la implementación de los Lineamientos, esa actividad ha incorporado muchas competencias, sobre todo con la aparición de nuevas formas de gestión no estatal, la constitución de cooperativas no agropecuarias, la compraventa de viviendas y vehículos de motor, entre otros actos.

Se refirió asimismo al abanico de atribuciones que posee el notario, como la confección de testamentos, actas de matrimonios, divorcios, adjudicaciones de bienes por herencia, la constitución de sociedades mercantiles, etc.

“Ello impacta y propicia la seguridad jurídica para el Estado y los ciudadanos en sus relaciones civiles, familiares y patrimoniales”.

Se trata de una actividad que nace producto de la sociedad y se debe a ella”, significó la funcionaria, de ahí que hiciera un llamado a la necesidad de tener sensibilidad, ética y capacidad para saber escuchar y explicar los asuntos con un lenguaje claro y asequible a todos.

Al concluir su intervención, Pérez Díaz enfatizó en la principales deficiencias del sistema de notarías en el país. En primer lugar, aludió al incumplimiento de disposiciones, así como al inadecuado desempeño técnico de algunos notarios, “con quienes se está trabajando a fin de revertir la situación”.

Entre las dificultades, añadió el incumplimiento de algunas notarías en la organización de la prestación de los servicios, lo que genera colas y entrega de turnos.

Hemos tenido casos -reconoció- de violaciones éticas, indisciplinas en el orden laboral, asesoramientos inadecuados y maltrato a la población. “Al respecto hemos tomado las medidas necesarias”, acotó.

En 2019 se han inhabilitado ocho notarios y se han aplicado medidas de separación definitiva por pérdida de los requisitos de idoneidad.

De ahí que la rigurosidad esté presente a la hora de convertirse en notario, pues no basta con licenciarse de la carrera de Derecho, sino transitar un proceso de cuatro pasos:

• Habilitación: El aspirante se somete a un examen teórico y práctico integrador).
• Nombramiento: Por decisión del Director Provincial de Justicia o el Ministro.
• Toma de posesión del cargo: Jura cumplir la Constitución, demás leyes y sus obligaciones.
• Ratificación del Código de Ética.

Por trámites más ágiles

En otro momento del programa, Lázaro Martínez García, notario especialista de la Dirección Nacional de Notarías del MINJUS, comentó acerca de la reducción de procesos, trámites y exigencias de documentos innecesarios.

En este sentido, ejemplificó el caso de aquellos bienes que, al ser adquiridos, no se solicitará certificación del estado conyugal, sino que será por declaración.

“Se reafirma el no vencimiento de algunas certificaciones como la de nacimiento, de matrimonio o de defunción; entre tanto, acotó que la de soltería o la declaración de última voluntad y de herederos, sí tienen una fecha de vencimiento de 180 días naturales a partir de su emisión”, comentó.

Otra de las indicaciones del MINJUS es que cuando las notarías y el Registro Civil se encuentren en la misma sede, el notario se debe abstener de solicitar certificaciones registrales.

El joven notario también comentó en la Mesa Redonda sobre la reorganización del servicio, proceso que prohíbe la limitación del horario de atención a la población, entrega de turnos y cualquier otro sistema que genere la aparición de fenómenos negativos. “Se le presta atención priorizada a los adultos mayores, mujeres embarazadas o con niños y personas en situación de discapacidad”, resaltó.

Por su parte, la instrucción número 3 de 2019 impacta en el proceso de legalización previa de los documentos notariales para surtir efectos en el exterior, explicó.

Otra de las novedades dadas a conocer en el programa radiotelevisivo es que se actualizan los términos, sobre la base de la prudencia y razonabilidad. “Si el asunto lo permite, y en los casos de especial sensibilidad: adultos mayores, mujeres embarazadas o con menores de edad, personas en situación de discapacidad o que tiene que viajar desde zonas lejanas o inaccesibles, rige la agilización en el cumplimiento de estos términos sin necesidad de que se agoten”, comentó Martínez García.

Sobre el propio tema, dijo que en 24 actos se reduce como promedio a tres días, mientras que el promedio de los trámites es de tres a 10 días. “Todo esto permitirá una mejoría sustancial de la calidad del servicio”, concluyó.

El trabajo en la capital

Al comentar sobre la actividad notarial en la capital, Juan Vicente Villalobos López, director provincial de Justicia de la ciudad, dijo que en La Habana existen 30 unidades notariales distribuidas en los 15 municipios de la provincia y un Archivo Provincial de Protocolos Notariales.

“Podemos afirmar que nuestros funcionarios están capacitados profesionalmente e identificados con las actividades que desarrollan. La actividad en cada unidad se debe realizar de 8:00 a.m. hasta las 5:00 p.m. con un intervalo de media hora para el almuerzo; mientras que la atención a la población se realiza durante toda la jornada laboral”, expresó.

El directivo advirtió que debido a la insatisfacción de la demanda del servicio se evalúa la necesidad del incremento de unidades notariales en los municipios de Arroyo Naranjo, Marianao, Diez de Octubre y Centro Habana con el consecuente redimensionamiento de la plantilla.

“La función estatal más importante de la Dirección Provincial de Justicia es la supervisión y el control,  por ello las acciones están dirigidas a incrementar la calidad de los documentos y del servicio, haciéndose necesario reforzar el papel que deben jugar las direcciones municipales de Justicia”, dijo.

Villalobos López detalló que son también prioridades de trabajo el mejoramiento paulatino de las condiciones laborales y la reparación y mantenimiento de las unidades. “Empleando no sólo el presupuesto aprobado; sino también el 1% de la contribución territorial, lo que nos ha permitido intervenir de una forma u otra en 12 notarías de la capital”.

En video, la Mesa Redonda